TÜBİTAK 1501 – Sanayi Ar-Ge Projeleri Destekleme Programı kapsamında yürütülen projelerde, firmalar her altı ayda bir dönem raporu hazırlamakla yükümlüdür. Raporlar projenin teknik ilerleyişini, mali gerçekleşmelerini ve genel hedeflerle uyumunu belgelemek amacıyla hazırlanmaktadır. Raporlar TÜBİTAK PRODİS üzerinden yüklenmekte ve proje izleyicileri tarafından değerlendirilmektedir. Dönem bitimini takip eden ikinci ayın sonuna kadar sisteme gönderilmesi gerekmektedir. Zamanın gönderilmeyen dönem raporları için %30 oranında dönem harcaması kesintisi yapılmaktadır.
TÜBİTAK 1501 Dönem Raporu Nedir?
Dönem raporu, projenin her 6 aylık sürecinde yapılan faaliyetlerin, gerçekleşen teknik çıktılar ve harcamaların özetlendiği raporlardır. TÜBİTAK, bu rapor sayesinde projenin planlandığı şekilde ilerleyip ilerlemediğini değerlendirmektedir. Eğer proje son dönemindeyse, dönem raporuna ek olarak Proje Sonuç Raporu ve Ticarileşme Planı da hazırlanması gerekmektedir. Eğer proje bitmeden ticarileşme gerçekleştiyse, üçüncü rapor olarak Ticarileşme Raporu’nun da yüklenmesi gerekmektedir.
Dönem Raporunda Yer Alması Gereken Bilgiler
TÜBİTAK 1501 dönem raporu hazırlanırken teknik ve mali kısımların eksiksiz doldurulması önemlidir. Teknik kısımda iş paketleri bazında yürütülen faaliyetler, elde edilen çıktılar ve varsa karşılaşılan zorluklar detaylı şekilde anlatılmalıdır. Proje planı ile gerçekleşen durum arasında fark varsa bu farkların nedenleri açıklanmalıdır. Mali bölümde ise harcama kalemleri (personel, malzeme, yazılım, danışmanlık, seyahat vb.) ayrı ayrı belirtilmeli, bu giderlerin proje faaliyetleriyle ilişkisi net bir biçimde gösterilmelidir.
TÜBİTAK 1501 Dönem Raporu Hazırlarken Dikkat Edilmesi Gerekenler
Dönem raporu yazılırken kullanılan dil sade, anlaşılır ve teknik olarak tutarlı olmalıdır. Tüm bilgiler belgeye dayalı olmalı, tahmini veya doğrulanmamış ifadelerden kaçınılmalıdır. Her harcama kalemi için fatura, dekont veya sözleşme gibi belgeler arşivlenmelidir. Mali Müşavir raporu olan AGY 500 raporu da mali rapora istinaden hazırlanır. Eğer proje sürecinde kapsam, bütçe veya personel değişikliği yapılmışsa bu durum teknik raporda mutlaka açıklanmalıdır. Hazırlanan raporlar fiziksel olarak TÜBİTAK’a yollanmamakta, sadece PRODİS üzerinden dijital verisyonlar gönderilmektedir.
Dönem Raporu Hazırlarken Sık Yapılan Hatalar
Birçok firma dönem raporlarını hazırlarken teknik ilerlemeyi yüzeysel şekilde özetlemekte veya planlanan iş paketleriyle uyumlu olmayan bilgiler sunmaktadır. Bu durum TÜBİTAK izleyicileri tarafından eksiklik olarak değerlendirilmektedir. Bunun sonucunda da dönem harcamalarının desteklenmemesi gibi durumlar ortaya çıkabilmektedir. Mali bölümdeki giderlerin dönemle uyuşmaması ya da destek süresi dışında yapılan harcamaların rapora eklenmesi de sık yapılan hatalardandır. Bu nedenle her dönemde proje bütçesi, gider türleri ve zamanlamalar dikkatle kontrol edilmelidir.
TÜBİTAK 1501 Dönem Raporunun Önemi
Dönem raporları sadece bir formalite değil, aynı zamanda projenin sağlıklı ilerleyip ilerlemediğini gösteren en önemli izleme araçlarıdır. TÜBİTAK, bu raporlar sayesinde projenin hedeflerine ulaşma oranını, Ar-Ge niteliğini ve bütçe yönetimini değerlendirmektedir. Eksiksiz ve profesyonel hazırlanmış bir dönem raporu hem sonraki ödemelerin sorunsuz alınmasını hem de firmanın gelecekteki destek başvurularında güvenilir bir profil çizmesini sağlar.
Refero Danışmanlık; TÜBİTAK 1501, TÜBİTAK 1507 gibi TEYDEB kapsamında yürütülen bütün projelerin dönem raporlarının hazırlanmasında, mevzuata tam uyum konusunda profesyonel destek sunmaktadır. Teknik ve mali dönem raporlarının doğru formatta hazırlanması, proje kapsamındaki giderlerin mevzuata uygun raporlanması ve izleyici değerlendirmelerinde sorun yaşanmaması için deneyimli mühendis kadrosuyla hizmet vermektedir. Ar-Ge süreçlerinizi güvenle yürütmek ve TÜBİTAK desteklerinden maksimum fayda sağlamak için bize ulaşabilirsiniz.
